Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook 2013, εάν έχετε επαφές που ενδέχεται να σας στείλουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να γνωρίζουν ότι ενδέχεται να μην λάβετε το μήνυμα για λίγο. Μια απάντηση εκτός γραφείου είναι κάτι που θα αποσταλεί μόλις εμφανιστεί ένα μήνυμα email στα εισερχόμενά σας στο Outlook 2013 και το περιεχόμενο της απάντησης εκτός γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει όποιες πληροφορίες θέλετε να μεταφέρετε.
Τα παρακάτω βήματα θα σας δείξουν πώς να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook 2013, εάν διαθέτετε λογαριασμό email που δεν αποτελεί μέρος διακομιστή Exchange. Αυτό περιλαμβάνει διευθύνσεις email που φιλοξενούνται από παρόχους email όπως το Gmail, το Yahoo, το Outlook.com ή ένας από πολλούς άλλους παρόμοιους παρόχους. Οι περισσότεροι πάροχοι email θα έχουν επίσης μια απάντηση εκτός γραφείου την οποία μπορείτε να ρυθμίσετε μέσω της πύλης Ιστού τους, η οποία μπορεί να είναι καλύτερη επιλογή, ανάλογα με τις περιστάσεις σας.
Οι λίστες διανομής του Outlook μπορούν να είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν χρειάζεται συχνά να στέλνετε email στην ίδια μεγάλη ομάδα ατόμων και δεν θέλετε να εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε μεμονωμένη διεύθυνση όταν το κάνετε.
Πώς να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook 2013
- Ανοίξτε το Outlook 2013.
- Κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί.
- Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου στο σώμα του πλαισίου κειμένου του email.
- Κάντε κλικ στο Αρχείο αυτί.
- Κάντε κλικ Αποθήκευση ως.
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο στο Ονομα αρχείου πεδίο και μετά κάντε κλικ Αποθήκευση ως τύπος, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook, μετά κάντε κλικ Σώσει.
- Κάντε κλικ στο Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στο Κανόνες κουμπί και μετά κάντε κλικ Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
- Κάντε κλικ στο Νέος Κανόνας κουμπί.
- Κάντε κλικ Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω, μετά κάντε κλικ Επόμενο.
- Κάντε κλικ Επόμενο, μετά κάντε κλικ Ναί.
- Επίλεξε το Απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο επιλογή και μετά κάντε κλικ Ένα συγκεκριμένο πρότυπο.
- Κάντε κλικ Κοιτάξτε μέσα, Κάντε κλικ Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων, μετά επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε νωρίτερα και κάντε κλικ Ανοιξε.
- Κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
- Ορίστε τυχόν εξαιρέσεις και μετά κάντε κλικ Επόμενο.
- Κάντε κλικ στο Φινίρισμα κουμπί.
Το άρθρο μας συνεχίζεται παρακάτω με πρόσθετες πληροφορίες και εικόνες για αυτά τα βήματα. Είναι λίγο περίπλοκο να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook και υπάρχουν πολλά μέρη όπου μπορείτε να προσαρμόσετε ορισμένες ρυθμίσεις, τις οποίες θα συζητήσουμε περαιτέρω στην επόμενη ενότητα.
Πώς να δημιουργήσετε και να ενεργοποιήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook 2013 (Οδηγός με εικόνες)
Τα παρακάτω βήματα θα σας δείξουν πώς να κάνετε και να ενεργοποιήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στην έκδοση του Outlook του Microsoft Office 2013.
Όταν κάποιος σας στέλνει ένα email, το Outlook θα στέλνει αυτόματα απαντήσεις με το μήνυμα εκτός γραφείου που δημιουργείτε. Σημειώστε ότι το Outlook 2013 θα πρέπει να είναι ανοιχτό για να λειτουργήσει αυτό. Εάν δεν μπορείτε να αφήσετε ανοιχτό το Outlook 2013 για όλο το διάστημα που θα βρίσκεστε εκτός γραφείου, τότε θα είναι καλύτερα να ορίσετε την απάντηση εκτός γραφείου απευθείας μέσω του κεντρικού υπολογιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Οι παρακάτω σύνδεσμοι θα σας δείξουν πώς να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου για μερικούς από τους δημοφιλείς παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν δεν μπορείτε να αφήσετε τον υπολογιστή σας και το Outlook 2013 σε λειτουργία για όλη την απουσία σας.
- Πώς να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου για λογαριασμούς Gmail
- Πώς να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου για λογαριασμούς Yahoo
- Πώς να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου για λογαριασμούς Outlook.com
Τα παρακάτω βήματα θα σας δείξουν πώς να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook 2013, εάν δεν έχετε λογαριασμό Exchange Server και χρησιμοποιείτε λογαριασμό IMAP ή POP3. Εάν διαθέτετε Exchange, μπορείτε να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου ή άλλες αυτόματες απαντήσεις του Office μεταβαίνοντας στο Αρχείο > Πληροφορίες > Αυτόματες απαντήσεις.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook 2013.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στοΝέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί.
Βήμα 3: Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου στο σώμα του πλαισίου κειμένου του email.
Βήμα 4: Κάντε κλικ Αρχείο στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου.
Βήμα 5: Κάντε κλικ Αποθήκευση ως.
Βήμα 6: Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο στο Ονομα αρχείου πεδίο και μετά κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως τύπος αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook, μετά κάντε κλικ στο Σώσει κουμπί.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο Σπίτι καρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο Κανόνες κουμπί στο Κίνηση τμήμα της κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων κουμπί.
Βήμα 8: Κάντε κλικ στο Νέος Κανόνας κουμπί.
Βήμα 9: Κάντε κλικ στο Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω επιλογή και μετά κάντε κλικ Επόμενο.
Βήμα 9: Κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί, εκτός εάν θέλετε να στείλετε την απάντηση εκτός γραφείου μόνο υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Εάν δεν διαλέξατε καμία επιλογή, κάντε κλικ στο Ναί κουμπί για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να ισχύει αυτός ο κανόνας σε κάθε μήνυμα που λαμβάνετε.
Βήμα 10: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά του Απαντήστε χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο επιλογή και μετά κάντε κλικ στο Ένα συγκεκριμένο πρότυπο επιλογή στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 11: Κάντε κλικ στο Κοιτάξτε μέσα αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων επιλογή και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε νωρίτερα και κάντε κλικ στο Ανοιξε κουμπί.
Βήμα 12: Κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 13: Ορίστε τυχόν εξαιρέσεις που μπορεί να θέλετε κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά κάθε μιας από αυτές τις επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 14: Κάντε κλικ στο Φινίρισμα κουμπί για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση των μηνυμάτων εκτός γραφείου και να ξεκινήσετε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων.
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο υπολογιστής σας θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένος και το Outlook 2013 θα πρέπει να είναι ανοιχτό για να λειτουργήσει αυτό. Εάν ο υπολογιστής σας έχει ρυθμιστεί σε κατάσταση αναστολής λειτουργίας ή αδρανοποίησης μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο αδράνειας, τότε αυτή η μέθοδος για την αποστολή μιας απάντησης εκτός γραφείου στο Outlook 2013 δεν θα λειτουργήσει.
Όταν επιστρέψετε από το γραφείο, μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτόν τον κανόνα μεταβαίνοντας στο Κανόνες > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων (όπου βρισκόμασταν στο βήμα 7 παραπάνω) στη συνέχεια κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά του κανόνα για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής. Δυστυχώς, δεν υπάρχει τρόπος να προσδιορίσετε μια ώρα έναρξης ή ώρα λήξης με αυτήν τη μέθοδο αυτόματης απάντησης.
Πρόσθετες σημειώσεις σχετικά με τη χρήση της αυτόματης απάντησης στο Microsoft Outlook
- Είναι γενικά καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης στην απάντησή σας εκτός γραφείου, έτσι ώστε οι επαφές του email σας να γνωρίζουν περίπου πότε θα πρέπει να αναμένουν νέα από εσάς.
- Εάν έχετε πρόσβαση σε μια έκδοση Web του λογαριασμού email σας, όπως έναν λογαριασμό στο Outlook Web ή το Gmail, τότε ίσως είναι καλύτερα να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε την απάντησή σας εκτός γραφείου. Και οι δύο αυτοί πάροχοι email έχουν μια αποκλειστική επιλογή απόκρισης διακοπών, όπου μπορείτε να την αυτοματοποιήσετε λίγο καλύτερα, επιτρέποντάς σας ακόμη και να επιλέξετε ένα εύρος ημερομηνιών για το πότε δεν θα είστε διαθέσιμοι.
- Το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολύ περισσότερα από μια απάντηση εκτός γραφείου. Μπορώ να το χρησιμοποιήσω για να δημιουργήσω διαφορετικές απαντήσεις για άτομα εκτός του οργανισμού μου ή άτομα εντός του οργανισμού μου και μπορώ να φιλτράρω αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το θέμα ή τον αποστολέα.
- Ο παραπάνω οδηγός έχει σκοπό να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου εάν δεν έχετε λογαριασμό Exchange. Εάν έχετε ένα, τότε όλη αυτή η διαδικασία είναι πολύ πιο απλή. Υπάρχει ένας βοηθός εκτός γραφείου στο Αρχείο καρτέλα όπου μπορείτε να διαμορφώσετε τις αυτόματες απαντήσεις και ακόμη και να καθορίσετε ένα χρονικό εύρος για αυτές τις απαντήσεις. Το παράθυρο αυτόματης απάντησης έχει επίσης μια ξεχωριστή καρτέλα οργάνωση και για τα δύο Έξω από τον οργανισμό μου και Μέσα στον Οργανισμό Μου επαφές, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε μήνυμα απάντησης ξεχωριστά.
Θέλετε το Outlook 2013 να ελέγχει για νέα μηνύματα πιο συχνά; Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις αποστολής και λήψης στο Outlook 2013 για να ελέγχετε για νέα μηνύματα όσο συχνά θέλετε.
Δείτε επίσης
- Πώς να απενεργοποιήσετε την εργασία εκτός σύνδεσης στο Outlook
- Τρόπος διαγραφής στο Outlook
- Πώς να δημιουργήσετε μια Vcard στο Outlook
- Τρόπος προβολής της λίστας αποκλεισμένων αποστολέων στο Outlook
- Πώς να ρυθμίσετε το Gmail στο Outlook