Πώς να ρυθμίσετε την υπογραφή στο Outlook 2010

Οι περισσότεροι από τους δημοφιλείς παρόχους email και εφαρμογές email σάς παρέχουν έναν τρόπο να συμπεριλάβετε μια υπογραφή email στο τέλος του μηνύματός σας. Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ποτέ μια υπογραφή email στο Outlook 2010 ή σε οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή email που έχετε χρησιμοποιήσει, τότε χάνετε έναν απλό τρόπο για να διασφαλίσετε ότι οι επαφές email έχουν πολλούς τρόπους επικοινωνίας μαζί σας.

Το να μάθετε πώς να δημιουργείτε μια υπογραφή του Outlook 2010 είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να φαίνεστε πιο επαγγελματίας, ενώ ταυτόχρονα απλοποιείτε τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook 2010 για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιχείρησή σας, τότε είναι συνήθως σημαντικό τα άτομα που λαμβάνουν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας όσο το δυνατόν πιο εύκολα. Ενώ προφανώς θα μπορούσαν απλώς να επιστρέψουν το email σας, μπορεί να θέλουν να έχουν μια τηλεφωνική συνομιλία μαζί σας, να σας στείλουν φυσικό μήνυμα ή να στείλουν φαξ.

Αντί να χάνετε χρόνο στέλνοντας ένα email ζητώντας αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να επισπεύσετε τη διαδικασία δημιουργώντας μια υπογραφή email στο Outlook 2010. Η υπογραφή σας στο Outlook 2010 θα προστίθεται στο τέλος κάθε μηνύματος που στέλνετε, γεγονός που εξαλείφει την ανάγκη να εισάγετε χειροκίνητα αυτές τις πληροφορίες για κάθε μήνυμα.

Η υπογραφή σας στο Outlook δεν χρειάζεται απλώς να είναι μια λίστα με τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πληροφορίες αποκάλυψης, δηλώσεις αποποίησης ευθυνών, εικόνες ή σημαντικές πληροφορίες που μπορεί να θέλουν να μάθουν οι παραλήπτες του email σας.

Πίνακας περιεχομένων απόκρυψη 1 Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook 2010 2 Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή του Outlook 2010 (Οδηγός με εικόνες) 3 Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης της υπογραφής στο Outlook 2010 4 Συμπέρασμα – Ρύθμιση μιας υπογραφής email στο Outlook 5 Πρόσθετες πηγές

Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook 2010

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα email.
  2. Κάντε κλικ στο Υπογραφή κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Υπογραφές επιλογή.
  3. Κάντε κλικ στο Νέος κουμπί κάτω Επιλέξτε υπογραφή για επεξεργασία.
  4. Εισαγάγετε ένα όνομα για την υπογραφή του Outlook 2010 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει.
  5. Εισαγάγετε τα στοιχεία της υπογραφής σας στο πεδίο στο κάτω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί όταν τελειώσετε.

Το άρθρο μας συνεχίζεται παρακάτω με πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση μιας υπογραφής στο Outlook 2010, συμπεριλαμβανομένων εικόνων αυτών των βημάτων.

Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή του Outlook 2010 (Οδηγός με εικόνες)

Αυτή είναι μια ερώτηση που τίθεται σχεδόν καθολικά από κάποιον που είναι νέος στο Outlook 2010 ή γενικά στην αποστολή email για επιχειρήσεις. Η συνεχής πληκτρολόγηση των ίδιων πληροφοριών στο τέλος ενός μηνύματος email είναι κουραστική, επιρρεπής σε σφάλματα και, λόγω της παρουσίας της λειτουργίας υπογραφής στο Outlook, άσκοπη. Επομένως, μπορείτε να ακολουθήσετε την παρακάτω διαδικασία για να μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook 2010.

Αυτός ο οδηγός μπορεί να σας δείξει πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook εάν στέλνετε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ίδια ομάδα ατόμων και αναζητάτε έναν τρόπο να αποφύγετε τη μη αυτόματη προσθήκη καθενός από αυτούς κάθε φορά.

Βήμα 1: Ξεκινήστε ανοίγοντας το Outlook 2010.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου για να ανοίξετε α Μήνυμα παράθυρο.

Χρειάζεστε απλώς τις επιλογές σε αυτήν την οθόνη. Στην πραγματικότητα δεν θα στείλετε μήνυμα εάν δεν το θέλετε.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο Υπογραφή εικονίδιο στο Περιλαμβάνω τμήμα της κορδέλας στο επάνω μέρος του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Υπογραφές επιλογή.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Νέος κουμπί κάτω από το Επιλέξτε υπογραφή για επεξεργασία ενότητα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή στο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.

Η υπογραφή που μόλις δημιουργήσατε θα επιλεγεί, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να προσαρμόζετε την εμφάνισή της. Στην παρακάτω εικόνα, έχω διαμορφώσει μια ψεύτικη υπογραφή.

Βήμα 5: Μόλις εφαρμοστούν όλες οι ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί στο κάτω μέρος του παραθύρου για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κλείσετε το κενό μήνυμα email που είχατε ανοίξει προηγουμένως.

Την επόμενη φορά που θα πάτε να στείλετε ένα email, θα σας υποδεχτεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρόμοιο με αυτό που ακολουθεί, με την υπογραφή σας προσυμπληρωμένη στο παράθυρο.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης της υπογραφής στο Outlook 2010

Μπορείτε να κάνετε κλικ μέσα στο Επεξεργασία υπογραφής τμήμα του Υπογραφές και γραφική ύλη παράθυρο και πληκτρολογήστε το σώμα της υπογραφής του email σας. Σημειώστε τα εικονίδια πάνω από το πεδίο κειμένου, καθώς περιλαμβάνουν επιλογές για την αλλαγή της γραμματοσειράς, του μεγέθους της γραμματοσειράς, της αιτιολόγησης του κειμένου και του χρώματος. Υπάρχουν επίσης Επαγγελματική κάρτα, Εικόνα, και Υπερσύνδεσμος επιλογές εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα από αυτά τα στοιχεία στην υπογραφή σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσα να έχω συμπεριλάβει έναν σύνδεσμο προς το www.solveyourtech.com στο κάτω μέρος της υπογραφής μου.

Στην επάνω δεξιά γωνία αυτού του παραθύρου υπάρχουν αναπτυσσόμενα μενού στα δεξιά του Νέα μηνύματα και Απαντήσεις/προώθηση. Παρατίθενται ως επιλογές στην ενότητα "Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής" του μενού.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας σε αυτούς τους τύπους μηνυμάτων, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε την υπογραφή που δημιουργήσατε. Σημειώστε ότι έχω επιλέξει να συμπεριλάβω την υπογραφή μου και στους δύο τύπους μηνυμάτων, αλλά θα πρέπει να εξετάσετε εάν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας στις απαντήσεις και στις προωθήσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις μεγάλες υπογραφές ή τις υπογραφές με εικόνες μέσα τους, επειδή μπορούν να αυξήσουν δραματικά το μέγεθος των μηνυμάτων email σας. Ωστόσο, η επιλογή εξαρτάται από εσάς και μπορείτε πάντα να αλλάξετε το περιεχόμενο ή τη μορφή της υπογραφής που θέλετε να συμπεριλάβετε στα email που στέλνετε.

Μπορείτε να έχετε πολλές υπογραφές στο Outlook, επομένως μη διστάσετε να δημιουργήσετε πολλές υπογραφές email εάν δεν είστε σίγουροι ποια θέλετε να συμπεριλάβετε με ένα νέο μήνυμα ή εάν απαντήσετε ή προωθήσετε που πληκτρολογείτε. Μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο κουμπί Υπογραφές στο μέλλον για να ανοίξετε ξανά αυτό το μενού και να επιλέξετε την υπογραφή που πιστεύετε ότι είναι καλύτερη για μια κατάσταση. Αυτό σας παρέχει επίσης τη δυνατότητα να πειραματιστείτε με μια διαφορετική υπογραφή email και να δείτε αν υπάρχει κάποια που φαίνεται καλύτερη ή δημιουργεί καλύτερες απαντήσεις από τις επαφές σας.

Πολλοί πάροχοι email και εφαρμογές θα αφαιρούν αυτόματα τις ενσωματωμένες εικόνες (όπως μια που μπορεί να προσθέτετε στην υπογραφή σας.) Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η εικόνα θα μπορούσε να συμπεριληφθεί ως συνημμένο.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν σύνδεσμο σε μια υπογραφή του Outlook 2010, εάν θέλετε να δώσετε στους χρήστες τη δυνατότητα να κάνουν κλικ στον ιστότοπό σας ή σε οποιαδήποτε άλλη ηλεκτρονική σελίδα που θέλετε να συμπεριλάβετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.

Συμπέρασμα – Ρύθμιση υπογραφής email στο Outlook

Εάν διαπιστώσετε ότι συχνά πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο μια υπογραφή στο τέλος των περισσότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τότε η επιλογή της δημιουργίας μιας υπογραφής στο Outlook μπορεί να σας εξοικονομήσει αρκετά και να μειώσει τα δυνητικά ενοχλητικά τυπογραφικά λάθη.

Η δυνατότητα να δημιουργήσετε την υπογραφή σας στην εφαρμογή ή να προσθέσετε μια υπογραφή εάν έχετε ήδη, μπορεί να σας βοηθήσει να φαίνεστε πιο επαγγελματίες και μπορεί να δώσει στις επαφές σας έναν εύκολο τρόπο να βρουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας, καθώς και να παρέχει πρόσθετο περιεχόμενο στο τα μηνύματά σας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν στις αναζητήσεις.

Εάν σκέφτεστε να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή ή εάν πρέπει να επιλέξετε προεπιλεγμένες επιλογές υπογραφής με βάση τον τύπο του email που στέλνετε, τότε το Outlook 2010 σάς παρέχει τα εργαλεία για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο.

Πρόσθετες πηγές

  • Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook 2013
  • Τρόπος προσθήκης υπερ-σύνδεσης στο Outlook Signature – Outlook 2010
  • Πώς να διαγράψετε μια υπογραφή στο Outlook 2013
  • Αλλάξτε τον τρόπο εμφάνισης του ονόματός σας στο Outlook 2010
  • Πώς να σταματήσετε τη συμπερίληψη υπογραφών στις απαντήσεις στο Outlook 2013
  • Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook 2016