Οι παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Outlook υπέστησαν μείωση της απόδοσης καθώς το μέγεθος του αρχείου του Outlook θα αυξανόταν. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει μια δυνατότητα αρχειοθέτησης στο Microsoft Outlook 2010 που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αρχειοθετήσετε παλιά αρχεία, όπως παλιά email, επαφές, λίστες διανομής και καταχωρήσεις ημερολογίου.
Ενώ οι χρήστες του Microsoft Outlook 2010 δεν θα αντιμετωπίσουν τις ίδιες επιβραδύνσεις προγράμματος που είχαν οι χρήστες των παλιών εκδόσεων, οι σημερινοί χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου λαμβάνουν και στέλνουν μεγαλύτερες ποσότητες δεδομένων που μπορούν να αυξήσουν γρήγορα το μέγεθος του αρχείου PST του Outlook. Επομένως, ενώ δεν είναι πλέον τόσο απαραίτητο να αρχειοθετείτε αρχεία στο Outlook όπως παλιά, εξακολουθεί να είναι μια καλή πρακτική για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου και τη βελτίωση της απόδοσης του προγράμματος email σας.
Χρήση του Εργαλείου Αρχειοθέτησης στο Ημερολόγιο του Outlook 2010
Εάν είστε πιο εξοικειωμένοι με την τροποποίηση των ρυθμίσεων σε παλαιότερες εκδόσεις προγραμμάτων του Microsoft Office, τότε η διάταξη και η δομή του Microsoft Outlook 2010 θα μπορούσε να είναι λίγο συγκεχυμένη. Οι περισσότερες από τις παραμετροποιήσιμες επιλογές σε αυτήν την έκδοση του Outlook βρίσκονται κάνοντας κλικ στο Αρχείο καρτέλα στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου. Αυτό το μοτίβο πλοήγησης ισχύει και για τους σκοπούς αυτού του σεμιναρίου, επομένως κάντε κλικ σε αυτό Αρχείο αυτί. Κάντε κλικ στο κουμπί Πληροφορίες στην αριστερή πλευρά του παραθύρου για να εμφανίσετε ένα διαφορετικό σύνολο επιλογών στο κύριο τμήμα του παραθύρου του Outlook 2010.
Κάντε κλικ στο Εργαλεία καθαρισμού κουμπί στο κέντρο του παραθύρου, το οποίο θα εμφανίσει ένα αναπτυσσόμενο μενού με ένα επιπλέον σύνολο επιλογών. Κάντε κλικ στο Αρχείο επιλογή στο κάτω μέρος αυτού του αναπτυσσόμενου μενού.
Ενα Αρχείο Το παράθυρο θα είναι πλέον ανοιχτό πάνω από το παράθυρο του Outlook 2010. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ολόκληρο το αρχείο του Outlook 2010, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αρχειοθετήστε όλους τους φακέλους σύμφωνα με τις ρυθμίσεις AutoArchive επιλογή στο επάνω μέρος του παραθύρου. Ωστόσο, για να αρχειοθετήσετε μόνο το ημερολόγιο του Outlook 2010, ελέγξτε το Αρχειοθετήστε αυτόν τον φάκελο και όλους τους υποφακέλους επιλογή.
Κάντε κλικ στο Ημερολόγιο επιλογή για να επιλέξετε το προεπιλεγμένο ημερολόγιο για το τρέχον προφίλ σας στο Outlook 2010. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ένα διαφορετικό ημερολόγιο, όπως ένα Ημερολόγιο Διαδικτύου, επιλέξτε αυτήν την επιλογή. Εάν δείτε ένα βέλος στα αριστερά της επιθυμητής επιλογής ημερολογίου, αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν πολλά ημερολόγια που περιέχονται σε αυτό το στοιχείο. Εάν ορίσετε την επιλογή στα δεξιά του βέλους, το Outlook θα αρχειοθετήσει κάθε ημερολόγιο σε αυτήν την ενότητα.
Ολοκληρώστε τις ρυθμίσεις για το αρχείο ημερολογίου του Outlook 2010 κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά του Αρχειοθετήστε στοιχεία παλαιότερα από και επιλέγοντας μια ημερομηνία πριν από την οποία θέλετε να αρχειοθετήσετε όλα τα στοιχεία του αρχείου σας. Κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί για να συνεχίσετε με την αρχειοθέτηση του ημερολογίου σας του Outlook 2010.