Τελευταία ενημέρωση: 17 Απριλίου 2019
Η εκτύπωση υπολογιστικών φύλλων στο Excel 2010 μπορεί να είναι απογοητευτική, ειδικά εάν το υπολογιστικό φύλλο σας πρόκειται να εκτυπωθεί σε περισσότερες από μία σελίδες. Οι επιπλέον στήλες μπορούν να εκτελούνται στη δική τους σελίδα, οι επικεφαλίδες στηλών εκτυπώνονται μόνο στην πρώτη σελίδα και γενικά μπορεί να είναι δύσκολο να συσχετιστεί οπτικά ένα κελί με μια γραμμή ή στήλη.
Δουλεύοντας σε ένα γραφείο και αλληλεπιδρώντας με πολλούς ανθρώπους που χρησιμοποιούν το Excel σε διαφορετικά επίπεδα επάρκειας, μπορώ να πω ότι ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι είναι η εμφάνιση του υπολογιστικού φύλλου όταν τελειώνουν με αυτό και η δημιουργία ενός φυσικού αντίγραφο. Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις εκτύπωσης είναι σπάνια ιδανικές για αυτό που θέλουν και υπάρχουν πολλοί όροι του Excel που μοιάζουν πολύ μεταξύ τους και μπορεί να προκαλούν σύγχυση.
Ωστόσο, υπάρχουν μερικές απλές αλλαγές που μπορείτε να εφαρμόσετε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, ώστε να εκτυπώνεται καλύτερα και να είναι πιο κατανοητό από τους αναγνώστες σας.
Καλύτερη εκτύπωση υπολογιστικών φύλλων Excel 2010
Αυτό το σεμινάριο πρόκειται να εξετάσει μερικές από τις βασικές περιοχές που μπορεί να είναι πιο χρήσιμες για τη βελτίωση ενός τυπωμένου υπολογιστικού φύλλου Excel. Αυτοί οι τομείς περιλαμβάνουν:
– Απόκρυψη περιττών στηλών και γραμμών
– Προσθήκη αριθμών σελίδων στο κάτω μέρος της σελίδας
– Προσαρμογή του προσανατολισμού της σελίδας
– Ρύθμιση του μεγέθους του χαρτιού
– Ρύθμιση των περιθωρίων
– Γραμμές πλέγματος εκτύπωσης
– Επανάληψη της επάνω σειράς σε κάθε σελίδα
– Τοποθέτηση όλων των στηλών σας σε ένα φύλλο
Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται πολύ, μπορείτε πραγματικά να κάνετε σχεδόν όλες αυτές τις αλλαγές από ένα μενού. Και μόλις νιώσετε άνετα με αυτό, μπορείτε να εφαρμόσετε όλες αυτές τις αλλαγές μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Το αποτέλεσμα θα είναι ένα υπολογιστικό φύλλο που εμφανίζει κεφαλίδες στηλών στο επάνω μέρος κάθε σελίδας, είναι εύκολο να το διαβάσετε και δεν θα σας ζητήσει να προσαρμόσετε μη αυτόματα τα μεγέθη στηλών για να αποτρέψετε την εκτύπωση μιας επιπλέον στήλης στη δική του σελίδα.
Απόκρυψη περιττών στηλών και γραμμών
Συνήθως μου αρέσει να ξεκινώ εδώ, ειδικά όταν έχω να κάνω με ένα υπολογιστικό φύλλο που δημιούργησε κάποιος άλλος. Συχνά περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν είναι σχετικές για τον λόγο ότι εκτυπώνεται το υπολογιστικό φύλλο και μόνο βοηθά στη δημιουργία σύγχυσης.
Μπορείτε να αποκρύψετε μια γραμμή ή στήλη κάνοντας δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης ή στον αριθμό της γραμμής και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο Κρύβω επιλογή.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την απόκρυψη στηλών σε αυτό το άρθρο.
Προσθήκη αριθμών σελίδων στο κάτω μέρος της σελίδας
Αυτό μπορεί να μην είναι κάτι που θα χρειαστεί να κάνει ο καθένας με τα υπολογιστικά φύλλα του, αλλά έχω διαπιστώσει ότι τα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα μπορεί συχνά να μοιάζουν πολύ από σελίδα σε σελίδα. Οι αναγνώστες έχουν επίσης τη συνήθεια να αφαιρούν βασικά στοιχεία και να εστιάζουν σε μεμονωμένες σελίδες, γεγονός που μπορεί να καταστήσει σχεδόν αδύνατο να βάλει ξανά σε τάξη ένα υπολογιστικό φύλλο.
Βήμα 1: Κάντε κλικ Εισάγετε στο πάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ Επικεφαλίδα υποσέλιδο στο Κείμενο τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο εσωτερικό της ενότητας υποσέλιδου στο κάτω μέρος της σελίδας όπου θέλετε να προσθέσετε τον αριθμό της σελίδας.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Αριθμός σελίδας κουμπί στο Στοιχεία κεφαλίδας και υποσέλιδου τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.
Ενώ βρίσκεστε σε αυτήν την προβολή, τώρα ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή για να προσθέσετε μια κεφαλίδα. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας απλά κλικ μέσα στην ενότητα κεφαλίδας όπου θέλετε να προσθέσετε τις πληροφορίες σας. Οτιδήποτε προσθέτετε στην κεφαλίδα επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα, επομένως αυτό είναι ένα καλό μέρος για να τοποθετήσετε έναν τίτλο για το υπολογιστικό φύλλο.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία κεφαλίδας στο Excel 2010 εδώ.
Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη αριθμών σελίδων στο Excel 2010, μπορείτε να διαβάσετε εδώ.
Προσαρμογή του προσανατολισμού της σελίδας
Αυτή η ενότητα του σεμιναρίου είναι όταν πρόκειται να ανοίξουμε το Εγκατάσταση σελίδας μενού, το οποίο περιέχει έναν αριθμό από τις διαφορετικές επιλογές εκτύπωσης που θέλουμε να προσαρμόσουμε.
Θεωρώ ότι τα περισσότερα υπολογιστικά φύλλα που εκτυπώνω φαίνονται πολύ καλύτερα όταν εκτυπώνονται σε οριζόντιο προσανατολισμό. Αυτή είναι προφανώς μια επιλογή που θα ποικίλλει ανάλογα με τις δικές σας ανάγκες, αλλά είναι κάτι που είναι απλό να αλλάξει ανάλογα με τις ανάγκες.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Διάταξη σελίδας καρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στον προσανατολισμό της σελίδας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Θα παραμείνουμε σε αυτό το μενού για το υπόλοιπο του σεμιναρίου, οπότε μην το κλείσετε ακόμα!
Προσαρμογή του μεγέθους χαρτιού
Εάν τα περισσότερα υπολογιστικά φύλλα σας εκτυπώνονται καλύτερα με οριζόντιο προσανατολισμό, τότε ενδέχεται να υπάρχουν περιστασιακά έγγραφα που είναι ακόμη και πολύ μεγάλα για κάτι τέτοιο. Μια καλή λύση σε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε χαρτί νομικού μεγέθους, το οποίο θα σας επιτρέψει να χωρέσετε ακόμη περισσότερες στήλες σε μία σελίδα.
**Υπενθύμιση – Η πρόσβαση σε αυτό το μενού γίνεται κάνοντας κλικ στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.**
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά του Μέγεθος χαρτιού, μετά κάντε κλικ στο μέγεθος χαρτιού που θέλετε.
Προσαρμογή των περιθωρίων
Η προσαρμογή των περιθωρίων για το υπολογιστικό φύλλο σας γίνεται συνήθως επειδή θέλετε να χωρέσετε περισσότερες πληροφορίες στη σελίδα. Έτσι, για τους σκοπούς αυτού του σεμιναρίου, το παρακάτω παράδειγμά μας θα μειώσει τα περιθώρια σε χαμηλότερη τιμή.
**Υπενθύμιση – Η πρόσβαση σε αυτό το μενού γίνεται κάνοντας κλικ στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.**
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Περιθώρια καρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω Αριστερά για να μειώσετε το μέγεθος του περιθωρίου και, στη συνέχεια, επαναλάβετε για σωστά, Μπλουζα και Κάτω μέρος. Θα παρατηρήσετε ότι δεν έχω μειώσει τα περιθώριά μου στο 0, καθώς ο εκτυπωτής μου δυσκολεύεται να εκτυπώσει έγγραφα χωρίς περιθώριο. Αυτό είναι σύνηθες σε πολλούς εκτυπωτές, επομένως ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε και τα μεγέθη περιθωρίου στην παρακάτω εικόνα.
Εκτύπωση Γραμμών Πλέγματος
Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές αλλαγές που πρέπει να κάνω σε ένα τυπωμένο υπολογιστικό φύλλο και είναι μια από αυτές που κάνω σχεδόν σε οτιδήποτε εκτυπώνω από το Excel. Η προσθήκη γραμμών πλέγματος θα διευκολύνει τους αναγνώστες να πουν σε ποια στήλη και σε ποια σειρά ανήκει και ένα κελί και μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των λαθών.
**Υπενθύμιση – Η πρόσβαση σε αυτό το μενού γίνεται κάνοντας κλικ στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.**
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Σεντόνι καρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Επιλέξτε το πλαίσιο στα αριστερά του Γραμμές πλέγματος.
Επανάληψη της επάνω σειράς σε κάθε σελίδα
Αυτή είναι μια άλλη ρύθμιση που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε για να κάνετε το υπολογιστικό φύλλο σας πιο οργανωμένο. Η εκτύπωση της επάνω σειράς σε κάθε σελίδα θα διευκολύνει τους αναγνώστες να γνωρίζουν σε ποια στήλη ανήκει ένα κελί, κάτι που θα βοηθήσει στην εξάλειψη των λαθών.
**Υπενθύμιση – Η πρόσβαση σε αυτό το μενού γίνεται κάνοντας κλικ στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας τμήμα της κορδέλας πλοήγησης.**
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εσωτερικό του Σειρές για επανάληψη στην κορυφή πεδίο.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στη σειρά που θέλετε να επαναλάβετε στο επάνω μέρος κάθε σελίδας. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιώ τη σειρά 1.
Κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί στο κάτω μέρος του παραθύρου για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές που μόλις κάναμε, γιατί τώρα τελειώσαμε με αυτό το παράθυρο.
Αν θέλετε να επαναλάβετε μια στήλη στην αριστερή πλευρά κάθε σελίδας, μπορείτε να διαβάσετε πώς σε αυτό το άρθρο.
Προσαρμογή όλων των στηλών σας σε μία σελίδα
Αυτή είναι η τελευταία ενότητα του σεμιναρίου μας και είναι μια αλλαγή που πρόκειται να κάνουμε απευθείας από το Τυπώνω μενού.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ Τυπώνω στη στήλη στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο Χωρίς κλιμάκωση κουμπί στο κέντρο του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσαρμογή όλων των στηλών σε μία σελίδα επιλογή.
Θα πρέπει τώρα να έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που θα εκτυπώνει σε μια απλή, ευανάγνωστη μορφή που θα αρέσει στους αναγνώστες σας. Αν όλα φαίνονται σωστά στο Προεπισκόπηση εκτύπωσης στη δεξιά πλευρά του παραθύρου και, στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Τυπώνω κουμπί για να ξεκινήσει η εκτύπωση του βελτιστοποιημένου υπολογιστικού φύλλου σας.
Πολλές από τις επιλογές που συζητάμε στο παραπάνω άρθρο θα λειτουργούν και σε νεότερες εκδόσεις του Excel. Και ενώ πολλές από αυτές τις ενότητες περιλάμβαναν τη χρήση της ενότητας Διαμόρφωση σελίδας, ορισμένες από αυτές τις ρυθμίσεις μπορούν να αλλάξουν και από άλλες τοποθεσίες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Εκτύπωση Τίτλων κουμπί στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και επιλέξτε την επάνω σειρά του υπολογιστικού φύλλου σας για να εκτυπώσετε αυτήν την επάνω σειρά σε κάθε σελίδα.
Επιπλέον, θα βρείτε επιλογές για τη συμπερίληψη γραμμών πλέγματος όταν εκτυπώνετε μεταβαίνοντας στο Διάταξη σελίδας καρτέλα και κάνοντας κλικ στο Τυπώνω επιλογή κάτω από Γραμμές πλέγματος στο Επιλογές φύλλου τμήμα της κορδέλας.
Θα θέλατε να εκτυπώσετε ένα φύλλο κενών κελιών για μια λίστα ελέγχου ή ένα μη αυτόματο απόθεμα; Μάθετε πώς στο Excel 2010.