Το Outlook 2016 προσφέρει μια σειρά από διαφορετικά εργαλεία που σας βοηθούν να ταξινομήσετε αυτόματα τα email σας. Αυτό επιτυγχάνεται με κανόνες, οι οποίοι μπορούν ακόμη και να ρυθμιστούν ώστε να κάνουν κάτι σαν αποστολή απάντησης εκτός γραφείου. Όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε κανόνες για την αυτόματη ταξινόμηση των μηνυμάτων με βάση το θέμα ή τον αποστολέα, θα διαπιστώσετε ότι το επίπεδο οργάνωσης σας διευκολύνει την εύρεση των email που χρειάζεστε.
Περιστασιακά, μπορεί να θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε καμία από τις σημαντικές πληροφορίες στους φακέλους του Outlook, ώστε να αρχίσετε να ψάχνετε για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ορισμένων από αυτές. Ωστόσο, ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας του Outlook μπορεί να είναι μεγάλο και να χρειαστεί λίγος χρόνος για να δημιουργηθεί, επομένως μπορείτε να επιλέξετε να εστιάσετε απλώς στη δημιουργία ενός αντιγράφου ασφαλείας ενός συγκεκριμένου φακέλου. Το μάθημά μας παρακάτω θα σας δείξει πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός φακέλου στο Outlook 2016 σε ένα ξεχωριστό αρχείο που μπορείτε να αποθηκεύσετε και να μετακινήσετε σε διαφορετική τοποθεσία σε περίπτωση που συμβεί κάτι στο αρχικό σας αρχείο Outlook.
Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός μεμονωμένου φακέλου στο Outlook 2016
Τα βήματα σε αυτό το άρθρο θα σας δείξουν πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός φακέλου email για έναν λογαριασμό που έχετε διαμορφώσει στο Outlook 2016. Θα μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου σε μια τοποθεσία στο υπολογιστή και θα έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε εάν θέλετε αυτό το αντίγραφο ασφαλείας να είναι αρχείο .csv ή αρχείο .pst. Ένα αρχείο .csv μπορεί να ανοίξει σε πολλά διαφορετικά προγράμματα, όπως το Notepad ή το Excel, ενώ ένα αρχείο .pst μπορεί να ανοίξει στο Outlook. Εάν σκοπεύετε να εισαγάγετε το αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου σε διαφορετική εγκατάσταση του Outlook, τότε ίσως θέλετε να επιλέξετε .pst. Εάν θέλετε απλώς να έχετε εύκολη πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το .csv.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook 2016.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου.
Βήμα 3: Επιλέξτε το Άνοιγμα/Εξαγωγή επιλογή στη στήλη στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Εισαγωγή εξαγωγή κουμπί.
Βήμα 5: Επιλέξτε το Εξαγωγή σε αρχείο επιλογή και μετά κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 6: Επιλέξτε τον τύπο του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο φάκελο για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 8: Κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω και επιλέξτε μια θέση στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.
Βήμα 9: Κάντε κλικ στο Φινίρισμα κουμπί για να δημιουργήσετε το αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου. Σημειώστε ότι αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο εάν έχετε πολλά μηνύματα email σε αυτόν τον φάκελο.
Ενώ τα βήματα σε αυτόν τον οδηγό προορίζονται ειδικά για να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός φακέλου email, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βασικά την ίδια μέθοδο για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας. Μάθετε πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook σε μορφή που μπορείτε εύκολα να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε στο Microsoft Excel.