Οι πληροφορίες που έχετε αποθηκεύσει στα εισερχόμενα του email σας μπορεί να είναι πολύ πολύτιμες, ιδιαίτερα αν χρησιμοποιείτε αυτήν τη διεύθυνση email για επαγγελματικούς σκοπούς. Ενώ μπορεί να έχετε ένα σύστημα σε εξέλιξη για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων email σας, έχετε εφαρμόσει ένα σύστημα στο οποίο δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των επαφών του Outlook? Οι τρόποι με τους οποίους προσεγγίζετε άτομα, καθώς και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, αποτελούν σημαντικά στοιχεία των επιχειρηματικών σας δραστηριοτήτων. Επιπλέον, αν είστε όπως πολλοί άνθρωποι, μπορεί να μην μπείτε στον κόπο να δεσμεύσετε τη διεύθυνση email ενός ατόμου στη μνήμη. Απλώς τα προσθέτετε ως νέα επαφή του Outlook και, στη συνέχεια, αρχίζετε να πληκτρολογείτε το όνομά τους στο Προς το πεδίο μηνύματος όταν θέλετε να επικοινωνήσετε μαζί τους. Ευτυχώς, η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των επαφών σας στο Outlook είναι απλή και υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε.
Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου επαφών του Outlook
Η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των επαφών σας στο Outlook μπορεί να πραγματοποιηθεί απευθείας από το Microsoft Outlook 2010. Επιπλέον, ακόμα κι αν έχετε πολύ μεγάλο αριθμό επαφών, το αρχείο δεν είναι πολύ μεγάλο και μπορεί εύκολα να αντιγραφεί ή να σταλεί με email σε άλλη τοποθεσία.
Ξεκινήστε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου επαφών του Outlook εκκινώντας το Microsoft Outlook 2010. Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ανοιξε στην αριστερή πλευρά του παραθύρου. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο μενού στο κέντρο της οθόνης, στο οποίο πρέπει να κάνετε κλικ Εισαγωγή. Γνωρίζω ότι στην πραγματικότητα εξάγουμε ένα αρχείο, αλλά αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος πρόσβασης στο βοηθητικό πρόγραμμα που χρειάζεστε για να εξαγάγετε τις επαφές σας στο Outlook.
Κάντε κλικ στο Εξαγωγή σε αρχείο επιλογή και μετά κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί. Υπάρχουν ορισμένες επιλογές μορφής αρχείου σε αυτήν την οθόνη που θα μπορούσαν να σας φανούν χρήσιμες εάν χρειαστεί να μετεγκαταστήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε διαφορετικό πρόγραμμα αλληλογραφίας, αλλά, προς το παρόν, επιλέξτε τοΑρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) επιλογή και μετά κάντε κλικΕπόμενο. Κάντε κλικ στο Επαφές φάκελο στο κέντρο του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Επόμενο.
Κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω κουμπί στο επάνω μέρος του παραθύρου, επιλέξτε μια θέση στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Φινίρισμα κουμπί για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου επαφών του Outlook. Υπάρχουν ορισμένοι πρόσθετοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να τροποποιήσετε αυτήν τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, τους οποίους θα συζητήσουμε στην επόμενη ενότητα.
Πρόσθετες επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας επαφών του Outlook
Ένας συναρπαστικός τρόπος για να συνδυάσετε αυτήν τη μέθοδο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας με την αποθήκευση στο cloud είναι να διαβάσετε αυτό το άρθρο σχετικά με την εγκατάσταση του φακέλου SkyDrive στον υπολογιστή σας με Windows και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αυτόν τον φάκελο SkyDrive ως τη θέση αποθήκευσης για το αντίγραφο ασφαλείας του Outlook. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο από τον υπολογιστή σας, ενώ παράλληλα θα δημιουργήσετε ένα αντίγραφό του στο cloud σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας διακοπεί ή κλαπεί.
Μια άλλη επιλογή για τη βελτιστοποίηση αυτής της διαδικασίας και τη διασφάλιση ότι το αντίγραφο ασφαλείας σας είναι ασφαλές, είναι να στείλετε το αρχείο με email στον εαυτό σας μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Δεδομένου ότι το αρχείο επαφών του Outlook θα πρέπει να είναι αρκετά μικρό για να στείλετε email, αυτό δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου επαφών στον διακομιστή email σας, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση στο αρχείο από οποιονδήποτε υπολογιστή.
Έχω ξεκαθαρίσει στο παρελθόν ότι είμαι μεγάλος θαυμαστής του προγράμματος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας CrashPlan, και αυτό είναι ένα παράδειγμα όπου μπορείτε να καταλάβετε γιατί. Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο CrashPlan έχουν ήδη ρυθμιστεί για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της προεπιλεγμένης θέσης του αρχείου σας Outlook, επομένως, εάν έχετε το CrashPlan στον υπολογιστή σας, δημιουργεί ήδη αντίγραφα ασφαλείας αυτών των πληροφοριών.