Ικανότητες του Microsoft Excel για να γνωρίζετε κατά την αναζήτηση εργασίας

Εάν μόλις εισέρχεστε στην αγορά εργασίας ή αν θέλετε να κάνετε μια αλλαγή σταδιοδρομίας, τότε πιθανότατα έχετε διαπιστώσει ότι πολλές από τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας απαιτούν κάποιο είδος εκπαίδευσης στον υπολογιστή. Η πραγματική έκταση των απαραίτητων δεξιοτήτων θα ποικίλλει πάρα πολύ ανάλογα με τον τύπο εργασίας που θέλετε, αλλά ακόμη και οι πιο βασικές εργασίες που σας βάζουν μπροστά σε έναν υπολογιστή θα απαιτήσουν κάποιες γνώσεις Microsoft Excel.

Ωστόσο, αυτή η απαίτηση εργασίας δεν πρέπει να είναι εντελώς αποτρεπτικός εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το πρόγραμμα. Ακόμα κι αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Excel σε ολόκληρη τη ζωή σας, μπορείτε να διαβάσετε αυτό το άρθρο για να δείτε τι πρέπει να έχετε ως βάση όταν αρχίζετε να κάνετε αίτηση για εργασίες που απαιτούν κάποια εμπειρία στο Excel.

Αν ψάχνετε για δουλειά, επισκεφτείτε το Jooble. Έχουν μια καταπληκτική επιλογή διαθέσιμων θέσεων εργασίας σε όλο τον κόσμο, πολλές από τις οποίες σας επιτρέπουν να κάνετε εξ αποστάσεως εργασία από το σπίτι.

Πίνακας περιεχομένων απόκρυψη 1 Εξοικείωση με τη διεπαφή και τους όρους του Excel 2 Εργασίες ταξινόμησης Excel που πρέπει να γνωρίζετε για αναζήτηση εργασίας 3 Χρήσιμες επιλογές μορφοποίησης οθόνης του Excel 4 Μερικοί βασικοί υπολογισμοί και τύποι για το Excel 5 Εξάσκηση, Εξάσκηση, Εξάσκηση 6 Πρόσθετες πηγές

Εξοικείωση με τη διεπαφή και τους όρους του Excel

Οι εταιρείες έχουν την τάση να μην κάνουν αλλαγές ή αναβαθμίσεις στο σύστημά τους μέχρι να γίνει πρόβλημα, επομένως μπορεί να σας εκπλήξει αν μάθετε ότι πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το Microsoft Excel 2003. Από τότε έχουν γίνει αρκετές ενημερώσεις πλήρους έκδοσης, αλλά το Excel 2003 εξακολουθεί να έχει μεγάλη βάση παρακολούθησης και εγκατάστασης.

Επομένως, όταν κάνετε αίτηση για μια θέση εργασίας, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε εξοικείωση με πολλές εκδόσεις του Excel. Αλλά ανεξάρτητα από την έκδοση του Microsoft Excel που χρησιμοποιείτε (νέες εκδόσεις κυκλοφορούν κάθε λίγα χρόνια και προσδιορίζονται από το έτος κυκλοφορίας τους. Για παράδειγμα, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, ή Microsoft Excel 2016) μερικά πράγματα θα παραμένουν πάντα ίδια. Το μεγαλύτερο μέρος του παραθύρου του Excel καταλαμβάνεται από ένα μοτίβο μικρών ορθογωνίων. Κάθε ένα από αυτά τα ορθογώνια ονομάζεται α κύτταρο, και οργανώνονται σε σειρές και στήλες. Μια σειρά είναι μια οριζόντια σειρά κελιών, ενώ μια στήλη είναι μια κάθετη σειρά κελιών.

Κάντε κλικ σε ένα από τα κελιά και μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό ή ένα γράμμα και αυτό που πληκτρολογήσατε θα εμφανιστεί στο κελί. Οι πληροφορίες στο κελί ονομάζονται το αξία.

Μπορείτε να οργανώσετε, να ταξινομήσετε και να προσαρμόσετε την εμφάνιση των κελιών και των τιμών σας χρησιμοποιώντας τα μενού στο επάνω μέρος της οθόνης.

Η εμφάνιση των μενού θα ποικίλλει ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε και, δυστυχώς, πολλές διαφορετικές εταιρείες χρησιμοποιούν όλες διαφορετικές εκδόσεις του προγράμματος. Ωστόσο, το μεγαλύτερο μέρος της βασικής λειτουργικότητας υπάρχει σε κάθε έκδοση, επομένως, εφόσον είστε εξοικειωμένοι με το τι πρέπει να κάνετε, θα πρέπει να μπορείτε να εντοπίσετε την απαραίτητη ενέργεια μενού.

Εργασίες ταξινόμησης Excel που πρέπει να γνωρίζετε για την αναζήτηση εργασίας

Η ταξινόμηση μιας ακολουθίας κελιών στο Excel είναι μια από τις πιο συνηθισμένες εργασίες που θα πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε το Excel στη νέα σας εργασία και, εάν σας δοθεί μια δοκιμαστική δοκιμή των ικανοτήτων σας πριν από την πρόσληψη, πιθανότατα θα εμφανιστεί μια τυχαία ομαδοποίηση δεδομένων που πρέπει να οργανώσετε. Είτε θέλετε να αλφαβητίσετε μια λίστα επωνύμων είτε να οργανώσετε μια σειρά αριθμών από τον υψηλότερο προς τον χαμηλότερο, το Excel το καθιστά αυτό δυνατό με ένα κλικ ενός κουμπιού. Επιπλέον, η μέθοδος ταξινόμησης λέξεων και αριθμών είναι η ίδια και μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ ταξινόμησης από το χαμηλότερο στο υψηλότερο ή το υψηλότερο στο χαμηλότερο.

Ένας άλλος τρόπος για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας είναι αντιγράφοντας και επικολλώντας πληροφορίες από το τρέχον κελί τους στην τοποθεσία στην οποία πραγματικά χρειάζεστε αυτές τις πληροφορίες. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ μια συνάρτηση αντιγραφής και επικόλλησης σε οποιοδήποτε πρόγραμμα στο παρελθόν, αυτή στο Excel λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο. Κάντε κλικ σε ένα κελί και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + C στο πληκτρολόγιό σας για να το αντιγράψετε (ή Ctrl + X για να το κόψετε), κάντε κλικ στο επιθυμητό κελί προορισμού και πατήστε Ctrl + V για να το επικολλήσετε.

Αυτό λειτουργεί επίσης εάν θέλετε να αντιγράψετε μια ολόκληρη σειρά, στήλη ή ομάδα κελιών. Κάντε κλικ στον αριθμό σειράς στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, στο γράμμα της στήλης στο επάνω μέρος του παραθύρου ή χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να επισημάνετε τα επιθυμητά κελιά και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις εντολές αντιγραφής και επικόλλησης που ορίστηκαν προηγουμένως.

Μια τελική μέθοδος ταξινόμησης περιλαμβάνει τη χρήση του Κρύβω και Απόκρυψη επιλογές στο Excel. Αυτό σας επιτρέπει να αφαιρέσετε μια γραμμή ή στήλη από την προβολή, χωρίς να διαγράψετε αυτό το εύρος δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να αποκρύψετε μια γραμμή ή στήλη κάνοντας δεξί κλικ στον αριθμό σειράς ή το γράμμα της στήλης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο Κρύβω επιλογή. Μπορείτε να αποκρύψετε μια γραμμή ή στήλη χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας για να επιλέξετε τις γραμμές ή τις στήλες πριν και μετά την κρυφή σειρά, κάνοντας δεξί κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο Απόκρυψη επιλογή.

Χρήσιμες επιλογές μορφοποίησης οθόνης του Excel

Μια άλλη ομαδοποίηση εργασιών του Excel που θα συναντάτε σε καθημερινή βάση περιστρέφεται γύρω από την προσαρμογή της εμφάνισης των κελιών σας, καθώς και του τρόπου εκτύπωσης τους. Κάθε έκδοση του Excel σάς επιτρέπει να τροποποιήσετε το χρώμα των κελιών σας, την εμφάνιση της γραμματοσειράς και το μέγεθος των κελιών σας. Οι αλλαγές χρώματος μπορούν να προσπελαστούν γρήγορα σε όλες τις εκδόσεις του Excel κάνοντας δεξί κλικ στο κελί και, στη συνέχεια, επιλέγοντας από τις επιλογές μορφοποίησης στο μενού συντόμευσης.

Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε έναν αριθμό γραμμής ή όνομα στήλης και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το ύψος σειράς ή πλάτος στήλης επιλογή για να καθορίσετε το μέγεθος της γραμμής ή της στήλης που θέλετε να τροποποιήσετε. Αυτή η ίδια λειτουργία ισχύει εάν επιλέξετε μια ομάδα γραμμών ή στηλών.

Μια τελευταία μέθοδος για να μορφοποιήσετε την εμφάνιση του αρχείου Excel, ειδικά για εκτύπωση, είναι να χρησιμοποιήσετε το Εγκατάσταση σελίδας μενού. ο Εγκατάσταση σελίδας το μενού βρίσκεται κάνοντας κλικ στο Εγκατάσταση σελίδας κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία του Εγκατάσταση σελίδας ενότητα για το Διάταξη σελίδας μενού.

Αυτό το μενού περιλαμβάνει επιλογές για να καθορίσετε τον προσανατολισμό της σελίδας σας, τα περιθώρια της σελίδας, τις πληροφορίες κεφαλίδας και εάν θα εκτυπωθούν ή όχι γραμμές πλέγματος στη σελίδα. Η εκτύπωση γραμμών πλέγματος είναι ένα εκπληκτικά σημαντικό στοιχείο που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν εκτυπώνετε αρχεία Excel, επειδή παρέχει την καλύτερη μέθοδο για να κάνετε ένα τυπωμένο έγγραφο πιο ευανάγνωστο. Αν δεν μου δοθεί ειδική οδηγία, συνήθως τα συμπεριλαμβάνω από προεπιλογή.

Μερικοί βασικοί υπολογισμοί και τύποι για το Excel

Το πιο συνηθισμένο πράγμα που αντιμετωπίζω με τα αρχεία Excel είναι απλώς να προσθέτω μια δέσμη αριθμών μαζί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε επιχειρηματικά σενάρια όπου πολλές παραγγελίες και αναφορές θα είναι τεράστια υπολογιστικά φύλλα με κελιά που πρέπει να προστεθούν για να προσδιοριστεί η συνολική αξία μιας πώλησης. Προσωπικά έχω δει ανθρώπους να προσθέτουν χειροκίνητα τιμές στο Excel μαζί, κάτι που σχεδόν ακυρώνει τον σκοπό του προγράμματος. Το Excel περιλαμβάνει ένα AutoSum κουμπί, που βρίσκεται στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι γραμμή, που θα προσθέσει αυτόματα μια σειρά αριθμών για εσάς. Κάντε κλικ στο AutoSum κουμπί, επισημάνετε τα κελιά που θέλετε να προσθέσετε μαζί, πατήστε Εισαγω. Το άθροισμα των κελιών θα εμφανιστεί στο πρώτο κελί κάτω ή στα δεξιά των κελιών που επιλέξατε.

Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τύπους σε κελιά για λίγο περισσότερο έλεγχο σχετικά με το πού εμφανίζεται το σύνολο. Οι τύποι συνήθως συντίθενται σε μορφή όπως =A1+A2, =Α1-Α2, =A1*A2 ή =A1/A2. Εάν είστε περίεργοι, μπορείτε να γράψετε με μη αυτόματο τρόπο μια λειτουργία AutoSum χρησιμοποιώντας τη μορφή =SUM(A1:A2).

Πρακτική, Πρακτική, Εξάσκηση

Όπως σχεδόν με οτιδήποτε άλλο στη ζωή, πρέπει να εξασκηθείτε για να γίνετε καλύτεροι στο Excel. Μπορεί να είστε σε θέση να εκτελέσετε συγκεκριμένες εργασίες με καθοδηγούμενη κατεύθυνση, αλλά η πραγματική αξία για έναν πιθανό εργοδότη θα έρθει όταν είστε σε θέση να εκτελέσετε απρόσκοπτα οποιαδήποτε από αυτές τις εργασίες από τη μνήμη. Αυτό θα οδηγήσει σε αύξηση της παραγωγικότητάς σας, η οποία θα αυξήσει την αξία σας. Επιπλέον, καθώς συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε το Excel, θα ανακαλύψετε άλλους τρόπους εκτέλεσης εργασιών και θα μάθετε άλλες χρήσιμες συμβουλές και κόλπα που θα διευκολύνουν την οργάνωση, την ταξινόμηση και τον χειρισμό μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων σε δευτερόλεπτα.

Πρόσθετες πηγές

  • Εμφάνιση της καρτέλας προγραμματιστή στο Excel 2011
  • Ανοίξτε τα αρχεία XML με το Excel στα Windows 7
  • Πώς να αριθμήσετε αυτόματα σειρές στο Excel 2010
  • Πώς να εξαγάγετε ένα αρχείο Φύλλων Google για το Microsoft Excel
  • 5 λόγοι για να αποκτήσετε συνδρομή στο Office 2013
  • Προεπιλεγμένη γραμματοσειρά Excel στο Excel για το Office 365